Internasjonale messer: slik skaper du opplevelser besøkende virkelig husker
Internasjonale messer: slik skaper du opplevelser besøkende virkelig husker
Hvert år reiser tusenvis av fagfolk til internasjonale messer som Mobile World Congress, IBTM World, ISE, Smart City Expo og Seafood Expo Global.
Besøkstallene er enorme.
Standene blir stadig mer spektakulære.
Agendaene er fullpakket med møter.
Og likevel ender opplevelsen ofte opp med å være nøyaktig den samme som på alle andre messer.
Deltakerne kommer, går gjennom gangene i timevis, besøker noen stander, hører på et foredrag og drar tilbake til hotellet.
Alt fungerer.
Men lite overrasker.
Det er her noe som blir stadig viktigere kommer inn: designet av besøksopplevelsen.
For en messe handler ikke lenger bare om å samle bedrifter på ett sted.
Den handler om å skape forbindelser, samtaler og øyeblikk som folk husker etter at arrangementet er over.
Opplevelsen starter lenge før man går inn på en stand
Når vi tenker på en internasjonal messe, ser vi gjerne for oss utstillerne, konferansene eller forretningsmøtene.
Men den besøkendes reise starter mye tidligere.
Den starter i det øyeblikket de går inn døren til messeområdet.
Hver interaksjon påvirker hvordan arrangementet oppleves:
- ankomsten
- registreringen
- velkomsten
- de første minuttene
- fellesområdene
- networking-områdene
- pausene
- sideaktivitetene
Hvert av disse øyeblikkene er en mulighet til å skape en mer menneskelig, dynamisk og minneverdig opplevelse.
Det handler ikke om å fylle programmet med innslag.
Det handler om å skape riktig stemning i hvert øyeblikk.
Underholdning bør ikke være et tillegg i siste liten
En av de vanligste feilene er å tenke på underholdning når nesten hele messen allerede er planlagt.
I virkeligheten bør det være motsatt.
Når opplevelsen planlegges fra starten, slutter underholdningen å være et isolert show og blir et verktøy som forbedrer hele den besøkendes reise.
Den kan bidra til å:
- ønske deltakerne velkommen
- skape energi under åpningen
- få i gang samtaler i lounge-områdene
- sette stemningen i coffee breaks
- forsterke produktlanseringer
- aktivere områder med mye folk
- forbedre opplevelsen mellom foredragene
- gjøre en networking-fest til et arrangement som virkelig knytter folk sammen
Hvert innslag har et eget mål.
Og nettopp derfor bør ingen av dem utformes likt.
En messe er full av øyeblikk som også er en del av opplevelsen
Når man snakker om en internasjonal messe, tenker mange bare på det som skjer inne i messehallen.
Likevel oppstår mange faglige relasjoner utenfor den offisielle åpningstiden.
Det blir stadig vanligere å arrangere dette i løpet av en messe:
- private cocktailmottakelser
- kundemiddager
- sponsorarrangementer
- eksklusive sammenkomster
- networking-fester
- produktpresentasjoner
- feiringer for utstillere
I mange tilfeller er disse arrangementene enda viktigere enn selve aktiviteten på messeområdet.
Det er her de mer avslappede samtalene oppstår, der forretningsrelasjoner styrkes og der merkevarer får muligheten til å tilby en opplevelse som virkelig skiller seg ut.
Arrangører og utstillere har ulike behov
Selv om begge deltar på samme messe, har de ikke helt de samme målene.
For messearrangører
Målet er som regel å forbedre den totale besøksopplevelsen.
Noen av områdene der en godt utformet opplevelse kan tilføre mest verdi, er:
- åpningsseremonier
- welcome shows
- akkrediteringsområder
- lounge-områder
- networking
- aktiveringer i løpet av dagen
- avslutninger
- offisielle messearrangementer
Målet er ikke underholdning for underholdningens skyld.
Det er å få besøkende til å oppleve en messe som er dynamisk, gjennomarbeidet og har sin egen personlighet.
For utstillende bedrifter
Utstillerne ser etter noe annet.
De vil tiltrekke seg besøkende, skape samtaler og styrke kunderelasjoner.
For å få til det arrangerer de ofte sideaktiviteter som:
- private presentasjoner
- mottakelser
- cocktailmottakelser
- middager
- VIP-arrangementer
- kundefester
- eksklusive opplevelser under messen
Slike tiltak bidrar til å forlenge relasjonen med deltakerne langt utover tiden de tilbringer foran standen.
Å designe opplevelser krever mye mer enn å booke artister
Hos Romslo Entertainment pleier vi å si at vi ikke bare designer innslag.
Vi designer energien i arrangementet.
Det betyr å forstå hva hvert øyeblikk trenger.
Noen ganger er det livemusikk.
Andre ganger en DJ.
En strykekvartett.
Et omvandrende band.
En visuell performance.
En konferansier.
Eller rett og slett å skape riktig stemning, slik at folk har lyst til å bli, prate og nyte øyeblikket.
Valget bør aldri tas med bare showet i tankene.
Det må svare til hensikten dette øyeblikket har i den totale opplevelsen.
Det er derfor vi snakker om å designe arrangementets emosjonelle arkitektur, og ikke bare om å booke underholdning.
Vi produserer også arrangementene rundt messen
Mange bedrifter kommer til en by for å delta på en stor internasjonal messe og trenger å arrangere flere ulike arrangementer i løpet av disse dagene.
I slike tilfeller fungerer vi som en partner som spesialiserer seg på helhetlig produksjon av disse opplevelsene.
Vi kan ta oss av:
- å finne lokale
- teknisk produksjon
- lyd og lys
- catering
- koordinering av leverandører
- underholdning
- logistikk
- eventledelse
- komplett gjennomføring
Slik får både arrangører og utstillere én kontaktperson som kan koordinere alt som trengs for at hver opplevelse skal fungere.
Vår erfaring med internasjonale messer
De siste årene har vi jobbet med prosjekter knyttet til noen av verdens viktigste internasjonale messer, i samarbeid med både arrangører og utstillende bedrifter.
Vi er også partner av RX Global, en av verdens største arrangører av internasjonale messer og arrangementer, noe som gir oss førstehåndskjennskap til tempoet, behovene og de høye kravene slike arrangementer stiller.
Vårt oppdrag er ikke å arrangere messen.
Det er å sørge for at opplevelsene som skjer på og rundt den, holder samme kvalitet som selve arrangementet.
En god messe huskes ikke bare for standene
Folk husker sjelden alle møtene de hadde.
Eller hvert foredrag de var på.
Det som blir sittende igjen, er følelsene.
Velkomsten som overrasket dem.
Samtalen som oppstod over en cocktail.
Musikken som akkompagnerte et viktig øyeblikk.
Energien på en networking-fest.
De små detaljene som gjorde at opplevelsen føltes annerledes.
For til syvende og sist er en internasjonal messe ikke bare et sted å gjøre forretninger.
Det er et sted der mennesker bygger relasjoner.
Og de relasjonene springer alltid ut av en god opplevelse.
Skal du arrangere opplevelser under en internasjonal messe?
Hos Romslo Entertainment hjelper vi messearrangører, utstillende bedrifter, byråer og DMCs med å designe og produsere minneverdige opplevelser før, under og etter hvert arrangement.
Fra åpningsseremonier til private arrangementer, networking, helhetlig produksjon og nøye utformet underholdning som følger hvert øyeblikk.
Forbereder du deg til en internasjonal messe? Vi hjelper deg gjerne med å skape en opplevelse som setter spor.